Conditions générales de vente
Conditions Générales de vente par internet – Version 1.0 Avril 2024
1. Objet
Les présentes Conditions Générales définissent les droits et obligations des Parties et régissent l'utilisation des services fournis par Convenio (Convenio est une marque de S2CM srl, Messitert 233 à 4880 Aubel, BCE 880 843 637, dénommé ci-après le "Centre") et s'appliquent à toutes les personnes physiques ou morales (ci-après dénommées "Utilisateur" ou "Client") utilisant les services du Centre. Elles s'appliquent à toutes les réservations conclues par internet via notre plateforme de réservation www.convenio.be opérée par Elloha, notre assistant de réservation (ci-après « notre plateforme de réservation »). En acceptant ces Conditions Générales, le Client reconnait avoir lu, compris et accepté les termes et conditions énoncés ci-dessous.
Elles régissent en autre toutes les étapes nécessaires à la réservation et au suivi de la réservation. Le Client reconnaît avoir pris connaissance et accepté les conditions de vente du tarif réservé accessibles sur notre plateforme de réservation.
2. Description des services
Notre Centre propose 3 types d’Espace : location de deux bureaux individuels ou en coworking, location d’une salle de réunion d’une capacité maximum de 12 personnes ou location d’un espace de réception d’une capacité maximum de 40 personnes.
Il est accessible tous les jours entre 7h et 22h et équipé selon les spécifications bien connues du Client. Il s’engage à respecter l’horaire convenu.
Dans le respect du Règlement d’Ordre Intérieur et, moyennant le cas échéant le paiement du prix des tarifs spécifiques éventuels, le Client pourra bénéficier des espaces et services collectifs suivants : accès au wifi, accès aux locaux partagés pour l’exercice de l’activité professionnelle, de l’électricité, du chauffage et de l’eau. Lors de la réservation de l’espace de réception, sauf si exclus par le Client, le nettoyage est inclus dans le tarif en ce compris l’évacuation des déchets, sous condition qu’ils aient été correctement triés.
3. Destination de l’Espace
Lorsque le Client loue un bureau individuel ou en coworking, l’espace est mis à disposition à destination exclusive de bureaux, pour l’activité professionnelle du Client, existante ou en cours de création, à l’exclusion de toute activité qui serait soumise à la loi du 30 avril 1951 relative aux baux commerciaux. Cette affectation de l’espace constitue une condition essentielle de la location.
Le Client ne pourra pas changer cette destination. Toute modification de cette destination entraînera le droit pour notre Centre de demander la résolution de la location aux torts du Client. Cette interdiction vise non seulement le changement de destination proprement dit, mais également toute modification de celle-ci, qu’elle soit qualifiée « extension », « prolongation » ou par toute autre appellation analogique.
4. Réservation
4.1. Introduction
Le Client choisit les services présentés sur notre plateforme de réservation. Il reconnaît avoir pris connaissance de la nature, de la destination et des modalités de réservation des services disponibles sur notre plateforme de réservation et avoir sollicité et obtenu des informations nécessaires et/ou complémentaires pour effectuer sa réservation en parfaite connaissance de cause. Le Client est seul responsable de son choix des services et de leur adéquation à ses besoins, de telle sorte que notre responsabilité ne peut être recherchée à cet égard. La réservation est réputée acceptée par le Client à l'issue du processus de réservation. Les réservations sont soumises à disponibilité.
4.2. Processus de réservation
Les réservations effectuées par le Client sont confirmées par le bon de réservation dématérialisé reçu par courrier électronique et également accessible en ligne sur notre plateforme de réservation. La réservation est réputée formée dès la réception du bon de réservation. Le Client s'engage, préalablement à toute réservation, à compléter les informations demandées lors de la demande de réservation. Le Client atteste de la véracité et de l'exactitude des informations transmises. Après le choix définitif des prestations à réserver, la procédure de réservation comprend notamment la saisie de la carte bancaire en cas de demande de garantie ou de prépaiement, la consultation et l’acceptation des Conditions Générales de vente et des conditions de vente du tarif réservé avant la validation de la réservation et, enfin, la validation de la réservation par le Client.
4.3. Accusé de réception de la réservation
Notre plateforme de réservation accuse réception de la réservation du Client par l’envoi sans délai d’un courrier électronique. Dans le cas de la réservation en ligne, l'accusé de réception de la réservation par courrier électronique récapitule l'offre de contrat, les services réservés, les prix, les conditions de ventes afférentes au tarif sélectionné, acceptées par le Client, la date de réservation effectuée, les informations relatives au service après-vente, ainsi que l’adresse du Centre auprès duquel le Client peut présenter ses réclamations.
4.4. Annulation ou modification du fait du Client
Il est rappelé au Client qu’il ne dispose pas d’un droit de rétractation. Les conditions de vente du tarif réservé précisent les modalités d’annulation et/ou de modification de la réservation. Les réservations avec prépaiement ne pourront faire l’objet d’aucune modification et/ ou annulation. Les sommes versées d’avance que sont les arrhes ne feront l’objet d’aucun remboursement. Lorsque les conditions de vente du tarif réservé le permettent, l’annulation de la réservation peut s’effectuer directement auprès de notre Centre, dont les coordonnées téléphoniques sont précisées sur la confirmation de la réservation. Toute réservation est nominative et ne peut en aucun cas être cédée à un tiers, que ce soit à titre gratuit ou onéreux.
5. Usage de l’Espace, ordre public, Règlement d’Ordre Intérieur et Réparations
Compte tenu de la destination des lieux, le Client s’engage à jouir de l’Espace mis à disposition conformément à l’usage prévu, de manière raisonnable et à ne s’y livrer à aucune activité de nature à nuire à la tranquillité et à la paisible jouissance des autres occupants et voisins, ni à porter atteinte à la réputation de notre Centre. Tout comportement contraire aux bonnes mœurs et à l’ordre public amènera notre Centre à demander au Client de quitter l’établissement sans aucune indemnité et ou sans aucun remboursement si un règlement a déjà été effectué
Le Client accepte et s’engage à respecter le Règlement d’Ordre Intérieur qui est affiché dans l’Espace. En cas de non-respect par le Client d’une des dispositions du Règlement d’Ordre Intérieur, notre Centre se trouvera dans l’obligation d’inviter le Client à quitter les lieux sans aucune indemnité et ou sans aucun remboursement si un règlement a déjà été effectué.
Le Client est responsable de son comportement et de celui de ses invités.
Le Client supportera les inconvénients de l’exécution de tous travaux de grosses ou petites réparations que notre Centre jugerait nécessaire de faire en cours de location, sans pouvoir prétendre à aucune indemnité ni diminution du prix, quelle que soit leur durée, sans préjudice de son droit de mettre fin à son abonnement ou de le suspendre.
Notre Centre aura accès en permanence à l’Espace mis à disposition afin de réaliser les travaux de nettoyage et d’entretien nécessaire.
6. Responsabilité
Les photographies présentées sur notre plateforme de réservation ne sont pas contractuelles. Même si tous les meilleurs efforts sont faits pour que les photographies, représentations graphiques et les textes reproduits pour illustrer notre Centre donnent un aperçu aussi exact que possible des prestations proposées, des variations peuvent intervenir entre le moment de la réservation et le jour de la consommation du service.
Notre Centre ne saurait être tenu pour responsable de l'inexécution ou de la mauvaise exécution de la réservation en cas de force majeure, du fait du tiers, du fait du Client, notamment l'indisponibilité du réseau internet, impossibilité d’accès au site web, intrusion extérieure, virus informatiques ou en cas prépaiement non autorisé par la banque du porteur.
Toute réservation ou paiement qui seraient irréguliers, inopérants, incomplets ou frauduleux pour un motif imputable au Client entraînera l’annulation de la commande aux frais du Client, sans préjudice de toute action civile ou pénale à l’encontre de ce dernier.
Notre Centre n’est pas responsable de la perte ou du vol d’objets appartenant au Client ou à ses invités.
7. Prix, TVA et taxes
Les prix afférents à la réservation des services sont indiqués avant et lors de la réservation. Les prix sont confirmés au Client en euros TVA comprise et ne sont valables que pour la durée indiquée sur la plateforme de réservation. Si le débit à notre Centre s’effectue dans une monnaie autre que celle confirmée sur la réservation, les frais de change sont à la charge du Client. Toutes les réservations, quelle que soit leur origine, sont payables en euros. Sauf mention contraire sur la plateforme de réservation, les prestations complémentaires ne sont pas incluses dans le prix. Les taxes (taxes locales, taxes de séjour, etc …) le cas échéant, présentées sur la page des tarifs, sont à régler directement sur place auprès de notre Centre. Les prix tiennent compte de la TVA applicable au jour de la commande et tout changement du taux applicable à la TVA sera automatiquement répercuté sur les prix indiqués à la date de facturation. Toute modification ou instauration de nouvelles taxes légales ou réglementaires imposées par les autorités compétentes seront automatiquement répercutées sur les prix indiqués à la date de la facturation.
8. Paiement
Notre Centre a choisi stripe.com afin de sécuriser les paiements en ligne par carte bancaire. Le Client communique ses coordonnées bancaires à titre de garantie de la réservation sauf conditions ou tarifs spéciaux, par carte bancaire de crédit ou privative (Visa, Mastercard, American Express, Diners Club… selon les possibilités offertes par la plateforme de réservation) en indiquant directement, dans la zone prévue à cet effet (saisie sécurisée par cryptage SSL), le numéro de carte, sans espaces entre les chiffres, ainsi que sa date de validité et le cryptogramme visuel.
La validité de la carte de paiement du Client est vérifiée par stripe.com. Il est précisé que la carte bancaire utilisée doit être valable au moment de la consommation du service.
En cas de problème, le Client devra se rapprocher de sa banque d’une part, de notre Centre d’autre part pour confirmer sa réservation et son mode de paiement.
Dans le cas d’un tarif soumis au prépaiement en ligne, la somme versée d’avance, que sont les arrhes, est débitée au moment de la réservation.
Le Client doit se présenter à notre Centre avec la carte bancaire lui ayant permis de garantir la réservation. Le débit du paiement s’effectue au Centre lors du séjour, sauf dans le cas de conditions ou tarifs spéciaux où le débit partiel ou total du paiement s’effectue lors de la réservation. Ce prépaiement est qualifié d’arrhes.
En cas de no show (réservation non annulée – Client non présent) d’une réservation garantie par carte bancaire, notre Centre débitera le Client, à titre d’indemnité forfaitaire, du montant indiqué dans les Conditions Générales et conditions particulières de vente.
Stripe.com en leur qualité de professionnel, se sont engagés vis-à-vis du Centre à prendre toutes les mesures de sécurité et de respect de la confidentialité des données pour lesdits transferts de données.
9. Convention de preuve
L’acceptation du bon ou de la demande de réservation, des présentes Conditions Générales ainsi que la saisie des informations bancaires requises constitue une signature électronique qui a, entre les Parties, la même valeur qu'une signature manuscrite.
Les registres informatisés conservés dans les systèmes informatiques d’elloha.com -notre assistant de réservation- seront conservés dans des conditions raisonnables de sécurité et considérés comme les preuves des communications, des commandes et des paiements intervenus entre les Parties. Le Client est informé que son adresse IP est enregistrée au moment de la réservation.
10. Force majeure
La force majeure s’entend de tout évènement extérieur aux Parties présentant un caractère à la fois imprévisible et insurmontable qui empêche soit le Client, soit notre Centre d’assurer tout ou partie des obligations prévues au contrat. Sont considérés comme cas de force majeure ou cas fortuit ceux habituellement reconnus par la jurisprudence des Cours et Tribunaux belges. Chaque Partie ne pourra être tenue responsable à l’égard de l’autre Partie en cas d’inexécution de ses obligations résultant d’un évènement de force majeure. Il est expressément convenu que la force majeure suspend, pour les Parties, l’exécution de leurs obligations réciproques et que chaque Partie supporte la charge des frais qui en découlent.
11. Respect de la vie privée
Le Client est informé, sur chacun des formulaires de collecte de données à caractère personnel, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. Les informations traitées sont destinées à notre Centre, à notre assistant de réservation elloha.com, à ses entités, à ses partenaires, à ses prestataires (et notamment aux prestataires de paiement en ligne).
Le Client autorise elloha.com à communiquer ses données personnelles à des tiers à la condition qu’une telle communication se révèle compatible avec la réalisation des opérations incombant à elloha.com au titre des présentes Conditions Générales. En particulier lors du paiement en ligne, les coordonnées bancaires du Client devront être transmises par le prestataire de paiement stripe.com à la banque du Centre, pour l’exécution du contrat de réservation.
Le Client est informé que ce transfert de données peut donc s’exécuter dans des pays étrangers ne disposant pas d’une protection des données personnelles adéquate. Cependant, le Client consent à ce transfert nécessaire pour l’exécution de sa réservation.
12. Réclamations et règlement des litiges
Les réclamations relatives à l’inexécution ou à la mauvaise exécution des prestations réservées doivent, sous peine de forclusion, être portées à notre connaissance par courrier électronique adressé à admin@convenio.be dans les huit jours après la date de départ du Centre.
Les présentes Conditions Générales de vente sont régies par le droit belge sans faire obstacle aux dispositions impératives protectrices éventuellement applicables du pays de résidence des consommateurs.
Tout différend découlant des Conditions Générales ou en relation directe ou indirecte avec celui-ci sera tranché définitivement par la voie de l’arbitrage conformément au règlement d’arbitrage du C.A.E. (Centre d’Arbitrage de l’Euregio).
12. Intégralité
Les documents formant l’intégralité des obligations et engagements contractuels entre les Parties sont, par ordre de priorité décroissant, le bon ou la demande de réservation (dont les conditions particulières du tarif réservé), les présentes Conditions Générales et le Règlement d’Ordre Intérieur (en ce compris l’utilisation du wifi), le droit à l’image, la charte éthique et la politique de traitement des données à caractère personnel.
Aucune Condition Générale ou spécifique communiquée par le Client ne pourra s'intégrer aux présentes Conditions Générales.
En cas de contradiction entre le bon de réservation et les Conditions Générales et/ou le Règlement d’Ordre Intérieur, les dispositions figurant au bon de réservation seront les seules applicables pour l’obligation en cause.
13. Modification des Conditions Générales
Les présentes Conditions Générales de vente par internet peuvent être à tout moment modifiées et/ou complétées par notre Centre. Dans ce cas, la nouvelle version des Conditions Générales de vente par internet sera mise en ligne par notre Centre. Dès sa mise en ligne sur internet, la nouvelle version des Conditions Générales de vente par internet s’appliquera automatiquement pour toutes les locations en cours et à venir.
Le Client qui n'accepte pas des modifications substantielles à son désavantage des Conditions Générales peut résilier sa location, au plus tard le dernier jour du mois suivant l'entrée en vigueur de la modification.
Notre Centre se réserve le droit de modifier unilatéralement les Conditions Générales dès lors que ces modifications sont liées à des évolutions réglementaires et techniques ou à tout autre cause indépendante de sa volonté. Le Client ne peut prétendre à aucune indemnité en raison des changements ou des désagréments occasionnés par de telles modifications.
14. Dispositions diverses
La nullité d’une clause n’affectera pas la validité des autres clauses des Conditions Générales. Les Parties s’engagent, dans ce cas, à négocier de bonne foi la conclusion d’une nouvelle clause qui poursuivrait le même objectif que la clause nulle et aurait, dans toute la mesure du possible, des effets équivalents afin de rétablir l’équilibre contractuel.
Les Parties acceptent les moyens de preuve électroniques entre elles.
Toute renonciation à un droit quelconque découlant des Conditions Générales devra être expressément constatée dans un écrit émanant de la Partie qui renonce à ce droit. Aucune Partie ne pourra notamment se prévaloir d’une renonciation verbale ou tacite de l’autre Partie à un droit découlant des Conditions Générales.
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